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ERP: ¿Qué es y para qué sirve?

Properly Software — Tue, 12 Nov 2019 13:26:26 +0100

¿Qué es un ERP?

Un ERP, o también llamado por sus siglas en inglés como Enterprise Resource Planning, es un software de gestión empresarial compuesto por varios módulos que permite a las empresas controlar los flujos de trabajo e información de la propia organización.

El objetivo principal de una empresa al implementar un ERP es el de integrar todos los departamentos incluyendo sus procesos internos. Al tener un sistema unificado, resulta en una gran ayuda en el proceso de tomas de decisiones del negocio.

La diferencia principal entre un ERP y otros sistemas de información es que el ERP posibilita una mejor información inter-departamental. Esto redunda en una mejor gestión de los procesos de la organización ya que la información se comparte entre todos los implicados y a tiempo real.

Los ERP son modulables, es decir, solo trabajamos con lo que necesita nuestra empresa, y dependerá de las necesidades de la empresa el que incluya unas integraciones u otras, a saber:

Ventas: Información de comerciales, pedidos, albaranes, productos y precios.
Logística: Conocer el stock actualizado momento a momento, gestión de almacenaje y transporte.
Finanzas: Contabilidad, tesorería, flujos de inversiones y financiación.
Compras: Información de proveedores y adquisición de mercancías.
CRM : Relaciones con los clientes, adquisición de nuevos objetivos, embudo de conversión, historial de cliente.

¿Necesito un ERP en mi empresa?

Probablemente, si has llegado a esta entrada es porque están pensando en un ERP para tu empresa. Aunque cuando estás empezando con tu empresa puede que creas que un ERP es demasiado para ti, en realidad a corto plazo te evita problemas y a medio y largo plazo te hace ganar dinero, mucho dinero.

Si llevas tiempo trabajando con tu empresa y manejando herramientas como Excel y Access, te interesa aún más, porque muy probablemente tu empresa, a estas alturas tenga alguno de estas situaciones:

Hay una mala eficiencia interna
Mala comunicación entre departamentos
La toma de decisiones es poco flexible y lenta.
Problemas de stock
Falta de automatización de procesos
Obsolescencia de hardware y software

Tipos de ERP más utilizados en la actualidad

Ahora que ya sabes qué es un ERP, así como sus principales funcionalidades y además sabes cómo identificar si necesitas un ERP en tu empresa, es el momento de ver qué tipos de ERP existen y por lo tanto cuál se puede adaptar mejor a las necesidades de tu empresa. Partimos de la base que primero será necesario saber si necesitas todos los módulos (venta, logística, financiero, compras y CRM) o sólo alguno de ellos.

ERP Tier I: Son aquellos que utilizan las grandes empresas multinacionales y organizaciones gubernamentales. Estos sistemas proporcionan información de gran valor para la toma de decisiones, pudiendo ofrecer información a tiempo real de divisas, mercados financieros, etc. Se pueden considerar SAP y Oracle como los más utilizados y extendidos durante las últimas décadas en este primer nivel.
ERP Tier II: Son los recursos que utilizan grandes empresa con clientes internacionales, pero que su negocio es más reducido, llegando a situarse el groso de su negocio en uno o varios países.
ERP Tier III: Ideales para Grandes empresas y Pymes con proyección, que necesitan gestionar puntualmente con diferentes divisas o idiomas, pero que les permite a su vez tener un total control de su mercado objetivo.
ERP Tier IV: Principalmente realizado para Pymes y autónomos que necesitan automatizar sus procesos. Te sentirás identificado en este grupo si eres aún de los que pierden tiempo realizando todas las gestiones con Excel, en vez de tener un ERP para empresas.

Mejor ERP para empresas

Sentimos decirte que no existe el mejor ERP para empresas, ya que cada organización necesitará de unas necesidades diferentes, puesto que cada empresa es un mundo. Por ello, primero será necesario que hagas un planteamiento de tus necesidades como organización y busques el ERP que más te convenga. Según el sector en el que se desarrolla tu empresa, su volumen de negocio,etc… Tus necesidades irán cambiando en consecuencia.

En Properly Software tenemos desarrollado un ERP para empresas instaladoras y de mantenimiento, un software de gestión empresarial muy específico y completo para las empresas del sector.

ERP para empresas instaladoras

Además de los ERP genéricos que intentan atender al volumen de negocio de la empresa, en Properly Software llevamos más de 20 años mejorando el funcionamiento de las empresas instaladoras con un ERP para instaladores específico del sector.

Aunque guarda las características principales de los ERP de modularidad, te permite disfrutar de condiciones específicas de los instaladores como son los presupuestos por partidas o las certificaciones de obra.

Por último, pero no menos importante es que en Properly hablamos tu mismo lenguaje. Llevamos tanto tiempo tratando con empresas instaladoras como la tuya que somos uno más en el equipo.

ERP para empresas de mantenimientos

Si tu empresa realiza mantenimientos, independientemente de si realiza instalaciones o no, en Properly también tenemos un software específico para ti.

Además de las condiciones genéricas de los ERP, el ERP para empresas de mantenimiento de Properly te permite, entre otras, gestionar los servicios de mantenimientos que realice tu empresa, realizar la facturación automática de los servicios según sea su periodo y un largo etc,…además de la posibilidad de conectar tu ERP para empresas de mantenimientos con la aplicación Reporte Móvil que te permite gestionar los partes de trabajo y avisos, o de la Extranet para clientes.

En definitiva, se podría decir que un ERP es modulable, que te ahorra tiempo, te hace ganar más dinero optimizando todos los procesos de tu empresa y, que si tu empresa se dedica a las instalaciones o a los mantenimientos, Properly Software tiene el ERP específico para ti.

Cómo facturar y gestionar las certificaciones de obra

Properly Software — Thu, 02 Jan 2020 12:00:35 +0100

Cuando creamos un presupuesto para una obra sabemos que debemos tener en cuenta varios aspectos, como son los gastos de personal, materiales, desplazamientos, etc… Cada una de las partidas creadas en el presupuesto terminarán convirtiéndose en certificaciones de obra. Entre la partida presupuestada y la certificación (y su posterior factura) se encuentra el trabajo que hemos realizado.

Qué es una certificación de obra

Una certificación de obra es la suma de los trabajos ya realizados en una obra, segmentados por partidas, que se facturan una vez han sido ejecutados y que atienden a un presupuesto cerrado. Esto garantiza que lo realizado (y que se va a cobrar mediante la certificación o suma de certificaciones) es fiel a lo que se presupuestó y aceptó el cliente, ya que es éste el que «certifica» que el trabajo realizado es justo el que se acordó.

¿Cómo funcionan las certificaciones de obra?

Para poder conocer la desviación que se haya podido producir entre lo presupuestado y lo certificado es necesario llevar un seguimiento regular de los trabajos que se han venido realizando en la obra. Es decir, que si el cliente nos cambia el presupuesto, o nos pide que aceleremos y tenemos que meter a otro trabajador más y nosotros no registramos esas horas, puede que al final estemos perdiendo dinero a la obra y nos enteremos demasiado tarde.

Si solo tenemos una obra que requiera de certificaciones, resulta medianamente sencillo seguirla. Sin embargo, habitualmente tenemos más de una obra y llevar las certificaciones de varias obras (con el trabajo que conlleva) sin un adecuado programa que nos ayude a gestionarlas, resulta una difícil tarea.

Cómo se facturan las certificaciones de obra

Una obra se puede abonar mediante certificaciones a origen o como certificación total única. Como el trabajo realizado (certificación) se termina transformando en una factura, el IVA correspondiente a los trabajos realizados se repercutirá en cada una de las facturas de certificaciones que vayamos realizando.

Un apunte a tener en cuenta es que puede que la empresa que nos ha contratado nos pida la certificación previa a la emisión de la factura. Hay que tener en cuenta que si tenemos un software de gestión en nuestra empresa, éste ha de contemplar esta posibilidad. Ni que decir tiene que Properly Gestión Instaladores lo permite.

Certificación total

Aunque a priori podríamos pensar que una certificación total y una factura del presupuesto aceptado es lo mismo, a veces resulta necesario crear la certificación para que nos la acepten y poder generar así la factura correspondiente. Este es el caso más común de obras pequeñas o en el caso de que seamos la subcontrata de otra subcontrata de la constructora.

Certificaciones a origen

Una certificación a origen no es otra cosa que crear una certificación por diferencia con respecto a lo presupuestado. Por ejemplo, si presupuesto que voy a realizar una escalera y que posteriormente la voy a revestir, en la primera certificación se refleja que ya la he creado y en la segunda certificación, solo puedo incluir el revestirla, ya que la creación de la escalera lo certifiqué en la anterior. Con el módulo de Instaladores de Properly Gestión esto resulta muy sencillo de hacer, ya que es el propio programa el que tiene en cuenta esto, por lo que los posibles errores son imposibles. Nunca nos quedará nada por certificar ni certificaremos por duplicado ninguna partida.

Certificación final

La certificación final hace referencia a la última certificación que realizamos y que recoge lo que las anteriores certificaciones no han hecho. Todos los que hemos tenido que realizar certificaciones a origen sin un programa de gestión adecuado sabemos lo complicado que nos puede resultar contemplar cada una de las partidas y variaciones del presupuesto recogidas en la última certificación.

Lo cierto es que la necesidad de un buen software que te gestione las obras resulta en un beneficio a corto plazo para nuestra empresa. Por ejemplo, en Properly Gestión Instaladores, a medida que vayamos ejecutando la obra, podemos imputar los trabajos realizados a la obra que le indiquemos, con lo que en cualquier momento podemos conocer la posible desviación y actuar en consecuencia. Muy probablemente éste sea el mejor aliado que podamos tener en nuestra empresa. Ya sabes que si necesitas más información puedes ponerte en contacto con nosotros y estaremos encantados de darte el mejor asesoramiento para tu caso particular.

Diferencias entre mantenimiento preventivo y correctivo

Properly Software — Tue, 14 Jan 2020 13:51:28 +0100

Las soluciones de mantenimiento permiten que las instalaciones y sistemas perduren en el tiempo en las mejores condiciones posibles. Para ello la empresa de mantenimiento será quien realice las tareas oportunas. Se pueden aplicar servicios de mantenimiento en muchas áreas. Por ejemplo, en los sistemas de climatización, barreras de paso, depuradoras, ascensores, extintores, etc…

Los mantenimientos se engloban en dos grandes grupos: los mantenimientos preventivos y los mantenimientos correctivos. Pasamos a ver cada uno de ellos.

Qué es el mantenimiento correctivo

El mantenimiento correctivo es aquel que realiza modificaciones en la instalación o en el equipamiento para devolverlo a su estado original. Este es el que se realiza para arreglar averías o defectos. Históricamente, cuando se hablaba de servicio de mantenimiento, se pensaba en un mantenimiento correctivo, ya que se iba a aplicar sobre un equipo que estaba estropeado. Ejemplos de mantenimientos correctivos pueden ser cuando se estropea el aire acondicionado, la caldera o se nos rompe una tubería.

Qué es el mantenimiento preventivo

Con el tiempo y la modernización de la tecnología surgió un nuevo tipo de mantenimiento: el mantenimiento preventivo. El mantenimiento preventivo es el que se realiza con el ánimo de conservar el buen estado del equipamiento o de la instalación sin necesidad de defecto alguno o de que presente un mal funcionamiento. Es muy común en la revisión de vehículos, ascensores, extintores o equipos electrónicos.

La ventaja de hacer un mantenimiento preventivo a un sistema es que se minimiza el riesgo de que este falle y quede fuera de servicio, lo que podría provocar problemas colaterales. Por ejemplo, de no hacer las revisiones de los extintores, podría suceder que en caso de necesidad, no funcionen.

Otra posible consecuencia de no realizar mantenimientos preventivos es que en caso de avería, esta sea mucho mayor que si se hubieran realizado sus mantenimientos, ya que se produce un mayor deterioro del sistema. Como por ejemplo en el caso de los ascensores.

Diferencias entre mantenimiento preventivo y correctivo

La diferencia principal entre mantenimiento preventivo y correctivo es la periodicidad con la que se realizan. El mantenimiento correctivo solo se realizará en caso de avería, mientras que el preventivo se trata de un servicio recurrente (se realizará cada x tiempo) sin que exista avería previa.

Cómo realizar mantenimientos preventivos

Tienes una empresa, has visto la oportunidad de realizar mantenimientos preventivos y necesitas gestionarlos.

Gestionar la periodicidad de los mantenimientos de los diferentes clientes resulta una tarea compleja si no se dispone de la herramienta adecuada. Siempre tienes la posibilidad de utilizar un excel, pero sinceramente ¿cuántos clientes crees que podrás mantener en tiempo y forma con Excel? Por no hablar del tiempo que requiere el mantenimiento de la hoja (también hay ahí un mantenimiento, 🙂 ).

La mejor opción para realizar los mantenimientos preventivos que va a llevar (o ya lleva) tu empresa es con el módulo de mantenimientos de Properly Gestión.

Aunque en el enlace puedes ampliar con detalle toda la información, el módulo de mantenimientos de Properly Gestión te permitirá entre otras, la planificación de los trabajos a realizar, visualizar los trabajos realizados a un cliente, automatizar la facturación mensual, controlar los costes de cada uno de los servicios, y un largo etc de ventajas.

Y si no tienes ganas de leer todas las características, contacta con nosotros y te explicamos con todo lujo de detalles todas las ventajas que tendrá en tu caso particular el módulo de mantenimientos de Properly Gestión.

Cómo hacer un muy buen presupuesto de obra

Properly Software — Fri, 21 Feb 2020 14:05:23 +0100

Hacer un presupuesto de obra preciso es crucial para el éxito de cualquier proyecto de construcción. En esta guía completa, te mostraremos los pasos esenciales para crear un presupuesto de obra, así como consejos prácticos. Ya sea que estés buscando mejorar la eficiencia de tus proyectos o evitar sobrecostos, aquí encontrarás toda la información necesaria para lograrlo.

Ejemplo de Presupuesto de Obra Paso a Paso

Paso 1: Evaluación del Proyecto

Antes de comenzar a hacer un presupuesto de obra, es crucial evaluar las necesidades del proyecto y sus requisitos específicos. Esto incluye el alcance del trabajo, los materiales necesarios y la mano de obra requerida. Una descripción detallada del proyecto proporciona un contexto claro y ayuda a definir el alcance del trabajo.

**Por ejemplo:
**

Descripción del Proyecto
- Proyecto: Construcción de una vivienda unifamiliar
- Ubicación: Madrid, España
- Duración Estimada: 6 meses
- Superficie Total: 200 m²

Paso 2: Cálculo de Costos Materiales

El siguiente paso que tenemos por delante es calcular el costo de todos los materiales necesarios para el proyecto. Esto incluye materiales de construcción, equipos y herramientas. Utilizar un software de gestión como Properly Gestión puede ayudarte a realizar un seguimiento detallado de estos costos para evitar omisiones.

Continuamos con nuestro ejemplo:

2. Materiales de Construcción

Cemento:
- Cantidad: 1000 sacos
- Costo Unitario: 5 €
- Costo Total: = 1000 * 5 = 5000 €
Arena:
- Cantidad: 50 m³
- Costo Unitario: 30 €
- Costo Total: = 50 * 30 = 1500 €
Ladrillos:
- Cantidad: 15000 unidades
- Costo Unitario: 0.6 €
- Costo Total: = 15000 * 0.6 = 9000 €

Total Materiales: 5000 € + 1500 € + 9000 € = 15500 €

Paso 3: Estimación de Mano de Obra

Calcula el tiempo y los costos de la mano de obra requerida para completar el proyecto. Esto puede incluir trabajadores de construcción, supervisores y otros profesionales necesarios. Un software de gestión permite gestionar y asignar recursos de manera eficiente.

Según nuestro pequeño ejemplo:

3. Costos de Mano de Obra

Albañiles:
- Cantidad: 4 albañiles
- Salario Diario: 60 €
- Días de Trabajo: 120 días
- Costo Total: = 4 * 60 * 120 = 28800 €
Electricistas:
- Cantidad: 2 electricistas
- Salario Diario: 70 €
- Días de Trabajo: 30 días
- Costo Total: = 2 * 70 * 30 = 4200 €
Fontaneros:
- Cantidad: 2 fontaneros
- Salario Diario: 70 €
- Días de Trabajo: 30 días
- Costo Total: = 2 * 70 * 30 = 4200 €

Total Mano de Obra: 28800 € + 4200 € + 4200 € = 37200 €

Paso 4: Margen de Contingencia

Es importante incluir un margen de contingencia en el presupuesto de obra para cubrir cualquier imprevisto o sobrecosto que pueda surgir durante el proyecto. Un software de gestión adecuado te permite ajustar rápidamente tu presupuesto en función de las necesidades cambiantes del proyecto.

Vamos completando nuestro ejemplo:

4. Contingencia

Porcentaje de Contingencia: 10% del total de materiales y mano de obra
Costo Contingencia: = (15500 € + 37200 €) * 0.10 = 5270 €

Paso 5: Revisión y Ajustes

Finalmente, revisa todos los detalles del presupuesto y realiza los ajustes necesarios antes de aprobarlo. Un software de gestión te ofrece herramientas para revisar y modificar tu presupuesto en tiempo real, asegurando que siempre esté actualizado.

Según los datos que hemos ido introduciendo:

5. Revisión Final del Presupuesto

Total Materiales: 15500 €
Total Mano de Obra: 37200 €
Contingencia: 5270 €
Total Presupuesto: = 15500 € + 37200 € + 5270 € = 57970 €

Paso 6: Componentes Adicionales del Presupuesto

Asegúrate de incluir el logotipo de tu empresa y los datos de contacto en el presupuesto. Esto no solo profesionaliza el documento, sino que también facilita el contacto con los clientes. Incluye la fecha de elaboración del presupuesto y una descripción detallada del proyecto para contextualizar y aclarar el alcance del trabajo. Detalla las garantías ofrecidas y los términos y condiciones del contrato para proporcionar claridad y seguridad tanto para el cliente como para el proveedor.

Nuestro ejemplo:

6. Componentes Adicionales

Logotipo y Detalles de la Empresa:
- Empresa: Constructora XYZ
- Dirección: Calle Falsa 123, Madrid
- Teléfono: 912345678
- Email: contacto@constructora.xyz
Fecha y Descripción del Proyecto:
- Fecha de Elaboración: 1 de Septiembre de 2024
- Descripción del Proyecto: Construcción de una vivienda unifamiliar de 200 m² en Madrid.
Garantías y Términos:
- Garantía: 6 meses de garantía en la construcción.
- Términos y Condiciones: Pago del 50% al inicio del proyecto y 50% al finalizar.

Errores Comunes en Presupuestos de Obra y Cómo Evitarlos

A continuación vamos a ver algunos errores comunes al realizar presupuestos de obra y cómo evitarlos utilizando las herramientas adecuadas.

1. Falta de Detalle

Error: No incluir todos los elementos necesarios en el presupuesto.

Solución: Utilizar un software de gestión como Properly Gestión te ayuda a mantener un registro detallado de todos los costos y recursos.

2. No Considerar Imprevistos

Error: No incluir un margen de contingencia para cubrir imprevistos.

Solución: Es imprescindible contar con una partida de contingencias. Por más que creas que tienes controlado el trabajo a realizar, a partir de ciertos importes o tiempo de realización resulta necesario incluir esa partida. No hacerlo te puede hacer perder mucho dinero.

3. Subestimar Costos

Error: Realizar estimaciones imprecisas o demasiado optimistas.

Solución: Si realizas tus presupuestos de obra y su seguimiento con Properly Gestión, podrás realizar en todo momento el seguimiento de costos, asegurando que tus siguientes presupuestos sean lo más precisos posibles.

4. Uso de Hojas de Cálculo para el Seguimiento y Certificaciones

Error: Gestionar el seguimiento del proyecto y sus certificaciones con hojas de cálculo.

Solución: Aunque el presupuesto de cara al cliente puede realizarse con hojas de cálculo, si el presupuesto es aceptado, realizar el seguimiento del proyecto y sus certificaciones se vuelve mucho más complejo y difícil de gestionar con hojas de cálculo. Utilizar un software especializado como Properly Gestión simplifica enormemente estas tareas, permitiendo un seguimiento detallado y preciso de cada fase del proyecto.

Conclusión

Realizar un presupuesto de obra detallado y preciso es esencial para la gestión eficaz de un proyecto de construcción. Aunque es posible crear el presupuesto inicial utilizando hojas de cálculo, gestionar el seguimiento del proyecto y sus certificaciones es mucho más eficiente con un software especializado como Properly Gestión. Utilizando Properly Gestión, puedes simplificar y optimizar todas las fases de tu proyecto, asegurando un control total sobre los costos y recursos involucrados.

Si quieres ganar dinero con tu empresa necesitas herramientas de gestión potentes como Properly Gestión.

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Qué es un archivo BC3 y cómo gestionarlo en tu empresa de instalaciones

Properly Software — Fri, 17 Apr 2020 21:02:42 +0200

Si trabajas en el sector de instalaciones —electricidad, climatización, mantenimiento técnico— probablemente hayas encontrado un archivo con extensión .bc3. Quizás te lo envió una constructora, o un cliente grande, y te quedaste pensando: “¿Y ahora qué hago con esto?”. El archivo BC3 es un estándar para presupuestos y mediciones, ideal en obra pública o proyectos complejos, pero puede convertirse en un quebradero de cabeza si tu software de gestión no lo comprende bien.

En esta guía te explicamos qué es el archivo BC3, por qué tu empresa de instalaciones debería dominarlo, cuáles son los retos que supone y cómo Properly Gestión te permite importarlo, gestionarlo y convertirlo en una herramienta de eficiencia y crecimiento.

¿Qué es el archivo BC3 y para qué sirve en instalaciones?

El archivo BC3 (también conocido como formato FIE-BDC) es un fichero estándar que permite intercambiar datos de presupuestos, mediciones o catálogos entre distintos programas especializados, como es el caso de Presto. Este software permite el control de costes en el sector de la construcción y obra civil.

Los archivos BC3 permiten la comunicación, de manera fluida y fiable, entre redactores de proyectos, jefes de proyectos, instaladores y el resto de agentes que intervienen en una obra civil. Para tu empresa de instalaciones esto se traduce en tres usos clave:

Cuando una constructora o cliente mayorista te envía un BC3 con base de precios y partidas, tú puedes importarlo en tu sistema interno y preparar la oferta con rapidez.
Puedes usarlo para generar presupuestos, ligados a partes de trabajo, técnicos y seguimiento.
Al finalizar, puedes generar facturación, gestión de contratos o exportación sin pérdida de datos.

Ventajas de un fichero BC3

Aunque tiene muchas ventajas, la más importante es que legalmente estaremos cumpliendo con la directiva Europea de contratación pública 2014/24/UE y estaremos preparados para proyectos más complejos y exigentes con formato BIM.

El BC3 a día de hoy es muy utilizado y compatible con gran diversidad de ERP’s, lo que nos permitirá tener todo controlado en un solo programa. Además, con estos archivos estaremos facilitando a nuestros colaboradores el intercambio de datos con transacciones ágiles y fiables.

El archivo BC3 además:

Nos ayuda a realizar el presupuesto, ya que suele incluir una cabecera, a quién va dirigido y una serie de capítulos donde se detallan los materiales necesarios para realizar el proyecto para el que nos han pedido presupuesto.
Proporciona una base de datos de productos o catálogo.
Ofrece partidas de obra, donde el redactor del proyecto define la solución a instalar, incluyendo no solo el producto sino también la mano de obra y los materiales que se necesitan para su instalación.

A no ser que seas constructor, no necesitarás generar archivos BC3 con aplicaciones como Presto, tan solo necesitarás importarlos y abrirlos para beneficiarte de sus ventajas.

Retos reales que muchas empresas de instalaciones afrontan

Software incompatible: si usas un programa de facturación genérico u hojas de cálculo tipo Excel, quizá no puedas importar un BC3 correctamente, lo que genera errores, pérdidas de partidas o retrabajo.
Pérdida de tiempo y procedimientos manuales: la falta de automatización implica duplicidades, errores en costes, falta de trazabilidad.
Imagen poco profesional: cuando no puedes trabajar fluidamente con BC3, clientes exigentes pueden percibir falta de eficiencia o capacidad técnica.
Escalabilidad limitada: si empiezas a manejar contratos de mantenimiento, múltiples técnicos o servicios recurrentes, necesitas una gestión que escale contigo.

5 pasos para que tu empresa de instalaciones gestione mejor los archivos BC3

Revisa tu sistema actual: ¿puedes importar archivos BC3, conservar datos de partidas y costear adecuadamente?
Verifica la conexión con tu operativa diaria: la importación del BC3 debe conectar con tus presupuestos, no quedar como un fichero aislado.
Forma a tu equipo: técnicos y administrativos deben saber cuándo se trabaja con BC3 y cómo ese dato fluye en tu gestión.
Integración de importación/exportación fluida: asegúrate de que puedes generar, modificar y volver a exportar BC3 o transformarlo en una factura sin re-trabajo.
Utiliza una solución que crezca contigo: deja atrás el fichero puntual y hazte con un sistema de gestión completo para gestionar tus instalaciones y obras.

Cómo Properly Gestión te acompaña en cada paso

Con el módulo BC3 de Properly Gestión puedes:

Importación directa de BC3, conservando estructura de partidas, costes, catálogos.
Relación automática con facturación, evitando duplicidades y errores.
Gestión móvil y en obra: técnicos con tablet pueden acceder al presupuesto importado del BC3, validar las partidas, modificarlo, volverlo a convertir en un archivo BC3 y enviarlo de vuelta.
Escalabilidad: Está completamente integrado con el resto de las funcionalidades de Properly Gestión Instaladores en un mismo entorno: presupuestos, obras, partes de trabajo, facturas.
Conversión en ventaja competitiva: mientras otros aún luchan con ficheros, tú estás gestionando sin fricción, liberando tiempo, mejorando márgenes y proyectando profesionalidad.

Cómo funciona en Properly Gestión Instaladores
El funcionamiento es muy sencillo. Tras importar el fichero BC3, se nos crea de manera automática un presupuesto con toda la información del mismo en nuestro Properly Gestión Instaladores. Esto nos permite añadir nuestra valoración económica a las partidas, afinarlas con nuestros propios artículos y costes, eliminar elementos, etc. Una vez completado nuestro presupuesto lo podemos volver a convertir en un archivo BC3 y pasarlo de vuelta, ahora sí, con la tranquilidad de que estamos enviando información veraz y sin desfases. Fácil y sencillo.

El archivo BC3 puede parecer un reto técnico, pero gestionado correctamente se convierte en una palanca de eficiencia, profesionalización y crecimiento para tu empresa de instalaciones o mantenimiento.
En Properly estamos aquí para ayudarte a que esa transición sea fluida, sin complicaciones y con retorno inmediato.
Solicita ya tu demo gratuita y da el paso decisivo hacia una gestión moderna, digitalizada y preparada para el futuro.

Cómo gestionar un plan de mantenimiento en tu empresa

Properly Software — Wed, 06 May 2020 10:12:18 +0200

En todas las empresas surgen desperfectos o contratiempos, no podemos evitarlo, pero con un buen plan de mantenimiento preventivo podremos reducir estos imprevistos al mínimo. Anticiparnos a las posibles averías es la mejor forma de hacerles frente y no perder parte de la productividad de la empresa a causa de una mala organización.

¿Qué es el plan de mantenimiento?

Un plan de mantenimiento se trata de un conjunto de trabajos de control del mantenimiento y tareas preventivas para llevar a cabo una instalación o para tener el control del equipamiento de la empresa. El plan de mantenimiento preventivo incluye todas las tareas necesarias para prever los fallos que usualmente pueden ocurrir durante una instalación o durante el desarrollo rutinario de una maquinaria. Estas revisiones y acciones pueden ser revisadas manualmente o de forma automatizada por herramientas de control, pero en casi todos los casos es de gran importancia contar con un programa de mantenimiento preventivo que ayude a realizar el seguimiento de las mismas.

Existen equipos que por sus características no se consideran mantenibles desde un punto de vista preventivo, a estos se les tratará de una forma distintas. Para estos equipos se aplican directamente medidas correctivas.

¿Por qué un plan de mantenimiento preventivo?

Sabiendo que existen ambos métodos, método preventivo y correctivo, debemos tener claro cuál de las opciones es óptima. Siempre que sea posible se recomienda optar por el método preventivo, simplemente por el coste, de tiempo y dinero. Ante un método correctivo, cuando nos encontremos frente a una avería debemos tener en cuenta el coste de reparación, los daños que se hayan producido en las instalaciones o en las máquinas concretamente, riesgo que pueden suponer en los trabajadores… Todo esto se traduce en un caos que nos hará perder tiempo de producción, trastornando la planificación, llevando a una deficiencia del servicio y un mayor coste.

Por el contrario, con un método preventivo reduciremos al mínimo la posibilidad de desperfectos, a la vez que es posible determinar las tareas correspondientes a cada actividad, incluyendo cierta información en cada una de ellas: frecuencia, duración, necesidad de permiso de trabajo especial, especialidad y características de la máquina. Este plan engloba tres actividades fundamentales que se dan en toda empresa:

Actividades rutinarias.
Actividades programadas.
Actividades durante paradas.

Fases para organizar un plan de mantenimiento

A la hora de desarrollar un plan de mantenimiento de las instalaciones y equipos debemos realizar un documento donde incluyamos todos los puntos del programa, así como, los registros derivados de su aplicación. Todo ello debe estar definido de una forma clara y concisa. Dentro de la identificación de las instalaciones y equipos, debemos añadir explícitamente cuales son los que tienen una relación directa con el proceso productivo.

Elaborar un listado con los sistemas: En primer lugar, debemos tener claro que sistemas se van a incluir en el plan de prevención y tener un control sobre los mismos.
Conocer el equipo: Lo fundamental es tener en cuenta las recomendaciones del fabricante, según el quipo que se vaya a tratar podrá aplicarse en mayor o menor medida los sistemas de prevención.
Maquinaria y equipo: Una vez conocemos que equipos y en que medida se les puede aplicar un plan de mantenimiento, debemos realizar un inventario incluyendo toda la información. Se debe realizar una ficha detallada en el ERP que incluya esta información.
Determinar nuestros objetivos: Debemos concretar que es exactamente lo que queremos conseguir, no basta con saber que vamos a reducir los fallos en los sistemas. Por ejemplo, Reducir fallos en un 50% si sería un objetivo real.
Análisis de los manuales y extracción de las tareas de mantenimiento y las frecuencias de realización: Necesitamos conocer la información pertinente de cada equipo, como plazos de garantía, recomendaciones del fabricante o recomendaciones de los especialistas.
Aportaciones de los técnicos de mantenimiento de planta: Los técnicos deberán incluirse también en el ERP, según su especialidad intervendrán en unos aspectos u otros.
Mantenimiento legal: Consultar las normas del mantenimiento en España, importante tener en cuenta los aspectos legales, la Ley de prevención de riesgos laborales, la ley de equipos de trabajo y todas aquellas que afecten a la realización.
Designar responsables: En base a las especialidades de los técnicos y los equipos, se irán designando la responsabilidad de cada uno de los empleados.
Escoger el tipo de mantenimiento: Este puede variar según las preferencias de la empresa, se puede realizar según periodos de tiempo o según indicadores concisos, presentados previamente por la empresa.
Recopilación del plan obtenido: Una vez hayamos realizado todos los puntos anteriores debemos recopilarlos y estudiarlos, si todo está en orden el próximo paso es la acción, vamos a poner en marcha nuestro plan de mantenimiento preventivo.

En conclusión, un plan de mantenimiento nos evitará pérdidas de tiempo y dinero. Para maximizar la eficiencia de los equipos y las instalaciones es necesario llevar a cabo estas medidas. Ahora que conoces lo necesario para empezar a poner en práctica el plan de mantenimiento preventivo nada te impedirá optimizar tu maquinaria. ¡Manos a la obra!

6 pasos para realizar un presupuesto de obra

Properly Software — Mon, 01 Jun 2020 12:53:29 +0200

Cuando estamos empezando con nuestra empresa de instalaciones y un posible cliente nos pide presupuesto para una obra, tenemos una sola oportunidad para conseguir causar una buena primera impresión y llevarnos el trabajo. Y ahora la pregunta del millón, ¿cómo lo conseguimos?

Lo que la lógica nos dice es el divide y vencerás. Si dividimos el asunto en partes más pequeñas, nos resultará más sencillo abordarlo y llevarlo a cabo.

A continuación vamos a ver las diferentes cuestiones a tener en cuenta para presentar un presupuesto de obra que nos ayude a conseguir a ese cliente.

Vamos a dividir la tarea en dos: qué hacer y en qué formato hacerlo. A su vez, veremos con más detalle cómo subdividir la tarea del «qué hacer».

Apartados del presupuesto de obra

El potencial cliente se ha puesto en contacto con nosotros y nos ha pedido precio para que realicemos una obra concreta.

Al cliente le parece concreta, pero cuando terminamos de hablar con él, las dudas nos atenazan: ¿Por dónde empiezo?

Definir las características de la obra

Si nos imaginamos yendo a realizar el trabajo, ¿lo tenemos todo claro? ¿Sabríamos por dónde empezar? ¿Sabríamos cuándo daríamos por terminada la obra?

¿Dónde estaría ubicada? Eso nos dará pistas del coste del trasporte hasta la obra. No es lo mismo realizar un trabajo al lado de nuestra empresa que a 50km.

No es lo mismo decir que el trabajo se termina cuando está todo funcionando que cuando el cliente tiene un boletín que indica que está todo correcto. Eso implica costes y tiempo.

Lo más conveniente, ya que todavía no tenemos años de experiencia en la redacción de presupuestos de obra, es que vayamos haciendo una lista de todas las tareas que implicará ese proyecto. Esto nos ayudará posteriormente a calcular los costes que nos supondrá realizar el trabajo y nos evitará pillarnos los dedos con el precio. Vamos, que cuanto más claro tengamos el trabajo a realizar, más realista será nuestro precio.

Calcular los costes que genera cada uno de los trabajos

Una vez que tenemos detalladas cada una de las partidas de nuestro presupuesto, ahora toca el turno a los números.

Tenemos que coger cada una de las partidas de nuestro presupuesto (cada uno de las tareas que hemos definido en el apartado anterior) y detallar el coste que tendría. Por ejemplo: si el trabajo está a 50km. y estimamos que tardaremos en realizarlo 2 semanas, calcularemos los 10 días de trabajo por los dos viajes diarios (idas y venidas a la empresa desde la obra) y eso lo multiplicaremos por 50km. Esos kms., los tendremos que multiplicar por lo que consume nuestro coche (si queremos afinar más, podríamos indicar el % de desgaste del mismo que le correspondería a esos kms.). Esa será la partida correspondiente a desplazamiento.

Ejemplos de partidas estándar todos las conocemos: están los materiales, la mano de obra, desplazamientos y margen de beneficio.

Realizar el cálculo de la cantidad de material a usar

Mención especial requiere el apartado de materiales. No tomar el cálculo correctamente puede hacer que el cliente nos acepte el presupuesto, pero que acabemos perdiéndole dinero y eso sería un desastre.

Así seas muy bueno ensolando, los desastres siempre se pueden dar. Tenlo en cuenta y calcula un plan B en caso de que sea tu empresa la que ponga los materiales. También podría darse el caso de que sea el cliente el que los aporte. Acláralo antes con él y calcula una posible pérdida entre un 10% y un 20% según sea el trabajo a realizar.

¿Y si mis cuentas no son correctas?

Le has hecho al cliente las preguntas pertinentes para tener claro el trabajo a realizar, has calculado los costes con todo lujo de detalles y has establecido un margen de beneficios. ¿Y si me he equivocado en los cálculos? Si estás haciendo el presupuesto «a mano» algo se te ha podido pasar, o has sido optimista en los cálculos, o tal vez lo has hecho todo correcto pero qué ocurriría si hay una tormenta tremenda que te impide trabajar en la obra? Seguirás teniendo que pagar los sueldos de los operarios y no podrás terminarla.

Este apartado es para que vuelvas a revisar los números y contemples posibles desastres imprevistos como un coste adicional. Inclúyelo si es época de lluvias, la carretera por la que hay que ir suele presentar retenciones o cualquier cuestión que se pueda escapar de tu control.

Evaluación y revisión de todas las partidas del presupuesto de obra

Aléjate un poco de los números y míralo con perspectiva. Si tú fueras el cliente, ¿te parecería correcto ese precio/prestaciones por realizar ese trabajo? Sé honesto.

Llegados a este punto tal vez veas conveniente crear una segunda opción modificando algo de las prestaciones/precio. Al fin y al cabo no sabes lo que puede querer aceptar el cliente.

Presentar el presupuesto de obra

Cuando estamos empezando muchas veces pensamos que podemos «tirar» con Excel para crear los presupuestos. Y lo mismo hasta lo conseguimos.

Pero lo que no sabemos es todo lo que perdemos por el camino. Después de crear tu primer presupuesto con aplicaciones como Excel estás eufórico, porque hasta te gusta la presentación que has hecho. ¡Incluso has puesto tu logotipo!

Sin embargo, cuando llevamos un año presentando presupuestos (todos sabemos que mal que nos pese hacemos más presupuestos de los que nos aceptan), muchos de ellos se parecen y acordarnos del cliente que nos pidió un trabajo parecido para poder reutilizar parte del mismo o comprobar los precios que nos dio un proveedor para aquel trabajo que hicimos,…¿cuándo fue? Vamos eso es una tarea, imposible.

Como para poder conseguir una obra tenemos que realizar unos cuantos presupuestos, lo mejor es que contemos con una herramienta que nos facilite la tarea y nos ahorre tiempo y dinero.

En Properly, contamos con Properly Gestión Instaladores que nos permite realizar los presupuestos teniendo las partidas pre-grabadas. Es decir, hacemos el trabajo de definir las partidas una vez y las siguientes solo tenemos que modificar aquello que cambia de un trabajo a otro. Esto nos ahorra horas y horas de nuestro valioso tiempo.

Por no hablar del seguimiento de los presupuestos. Ahora que puedes presentar el presupuesto en el mismo día en el que te lo piden (estás dando un mejor servicio), puedes ver a golpe de ratón cuándo lo has presentado y si te lo aceptaron o no. En caso de que el cliente no te haya dicho nada, puedes llamarlo (tendrás sus datos a un clic) y preguntarle qué le pareció. Así podrás gestionar mejor qué opinión tienen los clientes de tus presupuestos y cómo mejorarlos para conseguir más presupuestos aceptados. Estaría bien, ¿verdad?

Si aún tienes dudas de cómo funciona Properly Gestión Instaladores o quieres saber un poco más, habla con nosotros. Vivimos para hacerte tu día a día más fácil. Estaremos encantados de escucharte.

Properly optimiza la gestión de procesos en el sector inmobiliario

Properly Software — Tue, 30 Jun 2020 08:35:28 +0200

Queremos compartir con vosotros la entrevista que nos hicieron en el Diario Sur con motivo de Reporte Móvil y la mejora que representa para nuestros clientes el que puedan gestionar los avisos y trabajos a sus técnicos sin necesidad de que pasen por la oficina ni para recoger las órdenes de trabajo ni para entregar los partes de trabajo.

Properly ayuda a implantar el teletrabajo facilitando a sus más de 1.500 clientes una herramienta para compartir órdenes de trabajo y evitar desplazamientos a la oficina

En tiempos de pandemia por el coronavirus, la optimización de los procesos del trabajo resulta fundamental para evitar desplazamientos innecesarios a las oficinas, con el consiguiente riesgo de contagios. Esto es lo que ofrece Properly, una empresa tecnológica malagueña con sede en el BIC Euronova del Parque Tecnológico de Andalucía (PTA). Rafael Pedraza, ingeniero informático, la creó en 1997 junto a un compañero de la facultad, Francisco Márquez. Tras 23 años de singladura, la compañía ha sabido readaptarse y sobrevivir en un contexto difícil como el actual.

Así, han puesto a disposición de sus más de 1.500 clientes, de forma gratuita, una herramienta que permite a todos los trabajadores recibir las órdenes directamente en su móvil. Con esta aplicación además, podrán reportar que han hecho: la descripción, los materiales, el tiempo que han dedicado, e incluso adjuntar fotografías para documentar el servicio. «Toda esta información viaja a través de internet hasta el servidor de la empresa y permite optimizar todo el proceso al máximo, ya que no es necesario rellenar físicamente un documento en papel, desplazarse hasta la oficina y que otra persona se encargue de transcribir toda esta información para poder facturar al cliente, describe.

Esta novedosa herramienta se ha sumado a su catálogo de sistemas de gestión para empresas de instalación, mantenimiento y construcción. «Nuestra misión es hacer más fácil y eficiente la gestión de todos los procesos, desde que se hace un presupuesto a un cliente hasta que se le factura, pasando por el control de inventario, compras, personal, gastos, etc…» describe el emprendedor.

La compañía, cuyo nombre significa ‘correctamente’ en inglés, suma clientes en prácticamente todos los oficios alrededor de la construcción y las instalaciones: electricidad, climatización, fontanería, pintura, aislamientos, mantenimiento de comunidades y limpieza. También creamos soluciones para optimizar áreas como el comercio electrónico, la prevención de riesgos laborales o el reporte de la jornada laboral», dice.

Con la llegada de la pandemia a España y el estado de alarma, los cinco empleados y dos fundadores empezaron a teletrabajar ya unos días antes. «La adaptación ha sido bastante buena», confiesa, al tiempo que apunta que están dándole prioridad a facilitar que sus clientes puedan también teletrabajar, al menos en los puestos de oficina, y además puedan dotar a su personal de herramientas que les permitan evitar desplazamientos innecesarios y mantener las distancias de seguridad social obligadas por la Covid-19».

Cuando echa la vista atrás, Pedraza confiesa que comenzó con el proyecto poco después de terminar la carrera, cuando una empresa de instalaciones le pidió desarrollar una aplicación para facilitar la gestión de sus trabajos. «Durante un año trabajé en un sistema que terminó por convertirse en una solución mucho mejor que las existentes entonces. Aquello me animó a ofrecer ese sistema a empresas similares de la región y a montar mi empresa, describe.

A partir de ahí, decidió contactar con el que después acabó siendo su socio, Francisco Márquez, un antiguo compañero de la Universidad. «Estamos desde el comienzo en el Parque Tecnológico de Andalucía y me consta que somos de las empresas con más antigüedad de las que hay ahora mismo en el BIC Euronova», apostilla el empresario.

Properly cerró 2019 con una facturación superior a los 300.000 euros, un 5% más con respecto al ejercicio anterior. Este año, debido a la crisis del coronavirus, previsiblemente nos veremos afectados, al igual que nuestros clientes», admite Pedraza, para añadir, optimista: «Ya superamos la crisis de 2008, que afectó mucho a nuestro sector, y nos enfrentamos a esta con la misma determinación para superarla también».

Respecto a la competencia, dice que no le preocupa: «Tenemos mucho más éxito con aquellas empresas que han probado otro software para gestionar su actividad». Sobre los cambios que traerá la pandemia, Rafael Pedraza cree que «se potenciarán herramientas digitales y la tecnología tendrá cada vez más peso.

¿Qué es la factura electrónica?

Properly Software — Fri, 11 Sep 2020 22:20:52 +0200

En principio la factura electrónica es la versión digital de la de papel.

Ahora bien, en el caso del facturae, éste garantiza la autenticidad e integridad del documento electrónico.

Por lo general, en España, las empresas que más lo utilizan son aquellas que suelen trabajar con las administraciones públicas, ya que a día de hoy, éste es el único formato para poder facturarles.

¿Cómo podemos hacer una factura electrónica?

Por lo general, realizar una factura electrónica en formato facturae resulta un proceso.

Si queremos realizar una, debemos seguir los siguientes pasos:

Nos registramos en la página de AFIP con Clave Fiscal. En la lista de servicios seleccionar comprobantes en línea y se nos desplegará la pantalla del Régimen de Comprobantes en línea.
En dicha página seleccionamos la opción «Datos Adicionales del Comprobante» y rellenamos nuestros datos.
Seleccionamos «ABM Puntos de Ventas» y habilitamos el punto de venta donde vamos a emitir los comprobantes electrónicos y el tipo de comprobante usado.
Elegimos «Generar Comprobantes» y completamos todos los datos de emisión.
Seguidamente completamos los datos del receptor de la factura electrónica y cuáles serían las condiciones de venta.
Por último, completamos los datos sobre la operación e imprimimos la factura.

En fin que lo hacemos porque queremos cobrar, ¿cierto?

Siempre lo puedes seguir haciendo así, aunque déjame que te cuente cómo lo hace el módulo facturae de Properly Gestión:

No, hay otros sistemas que permiten automatizar este proceso y hacerlo mucho más sencillo. Así funciona el que hemos creado en Properly:

Para todos nuestros clientes hemos desarrollado una herramienta en nuestro software de gestión que te facilita el trabajo de exportar tu factura a formato factura-e, para que puedas firmarla y subirla a la plataforma FACE. Evita errores, y ahorra tiempo presentando tus facturas en menor tiempo y de forma automatizada.

¿Cómo hay que expedir una factura electrónica?

Las facturas electrónicas con formato estructurado se pueden generar automáticamente y así el receptor las puede recibir y tramitar sin tener que hacerlo manualmente. Los formatos más utilizados para las facturas electrónicas de formato estructurado son UBL, XML, EDIFACT, Facturae. Por otro lado, la factura electrónica con formato no estructurado son aquellas expedidas en papel escaneado, PDF, etc. Es importante diferenciar entre factura electrónica en formato no estructurado y estructurado. Este último garantiza que la factura pueda ser emitida y recibida a su vez por los sistemas informáticos de facturación del receptor y ser automatizada por los sistemas de contabilidad de éste.

Ventajas de la facturación electrónica

Una vez que nos ha quedado claro qué es esto de la facturación electrónica y cómo funciona vamos a aclararte cuáles son los beneficios que te traerá el uso de la factura electrónica:

Emisión de comprobantes: la facturación electrónica aporta la seguridad de estar contratando los servicios de una empresa que cumple con todos los requisitos impuestos por el SAT. En cuanto a la rapidez de emisión de tu factura es de menos de un segundo en timbrar tus documentos fiscales.
Los procedimientos administrativos: usar sistemas de facturación electrónica simplifica tus procesos administrativos pudiendo asignar diversas tareas y dando de alta a usuarios que tengan diferentes autorizaciones dentro del sistema. Además la organización que permite un sistema electrónico facilita los procesos de auditorías internas o externas, ayuda al almacenamiento de tus documentos fiscales y a tenerlos siempre localizados.
Gastos de facturación: la facturación electrónica reduce el coste de tus gastos en un 85%. Esto se debe a la eliminación de procesos de impresión, almacenamiento y mensajería tanto para usuarios como las empresas. Antes se perdía tiempo en generar, imprimir y finalmente entregarla al cliente. Hoy en día es un proceso de cuestión de segundos a través de cualquier dispositivo.
El proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento: mediante los nuevos sistemas tus documentos fiscales se almacenan mínimo 5 años, este es el tiempo que por le solicita el SAT. Esto supone una reducción de los errores a lo largo del proceso debido a que todo se maneja a partir de bases de datos dadas de alta con antelación.
Control documental: por último destacar que existe mayor control sobre la documentación emitida por ti como usuario o por tu propia empresa. Hay mayor facilidad en la búsqueda que ofrece el sistema permitiéndole localizar cualquier tipo de información de forma fácil y eficaz.

Después de todo lo hablado te habrás dado cuenta la de ventajas que supone la factura electrónica sobre todo a nivel empresarial. Al recibir las facturas de los proveedores electrónicamente optimizas el proceso de Cuentas por Pagar consiguiendo un flujo 100% automatizado de facturas, reduces los tiempos de procesamiento de pago y lo más importante, garantiza la calidad de los datos.

Soluciones cloud computing para implantar el teletrabajo

Properly Software — Fri, 02 Oct 2020 16:46:19 +0200

Muchos expertos ya indicaron que el teletrabajo se implantaría en las empresas donde la presencia física del trabajador no fuese un requisito imprescindible, pero pocos intuyeron que este cambio se iba a dar tan rápido.

Aunque el Covid-19 ha acelerado el hecho de trabajar en remoto desde casa, muchas de las empresas no disponen de las herramientas adecuadas para ello, por eso hoy vamos a definir mejor las áreas y soluciones cloud para teletrabajo.

Soluciones cloud que necesito para teletrabajar

Para poder teletrabajar con la certeza de que se está sacando el trabajo diario y que todos, administrativos y técnicos, están siendo igual de eficaces, necesitamos contar con las herramientas adecuadas. Estas herramientas cubren diferentes aspectos de nuestro día a día laboral, como son:

Herramientas de gestión interna

Las herramientas de gestión interna son las que necesitamos para mantener en orden nuestra empresa aunque estemos a kilómetros de nuestra oficina y del resto de los trabajadores de nuestra empresa y cubren estas dos áreas:

Comunicación

Necesitamos disponer de los medios que nos permitan una comunicación fluida con el resto de los compañeros de trabajo. En este caso en muchas ocasiones no solo es suficiente el teléfono, sino que tendremos que tirar de servicios como las video-llamadas y las llamadas en grupo cuando sea necesario. Servicios de este tipo los suplen empresas como Whatsapp, Skype, Duo, Hangout, o Zoom.

Gestión documental

Puede que en nuestra empresa se generen muchos documentos de gestión interna o puede que no, pero así sea un simple folleto de información, habitualmente resulta conveniente que no solo nosotros tengamos acceso a él.

En este caso, si disponemos de un ERP como Properly Gestión, podemos estar trabajando con Properly Gestión en Cloud y por lo tanto podemos subir los ficheros a nuestra área compartida y los usuarios que queramos podrán descargarse esos ficheros o trabajar con ellos directamente allí. Así es muy fácil.

En el caso de que nuestra empresa no tenga este ERP, podemos utilizar herramientas como Drive o Dropbox para compartir los documentos.

Disponer de un sistema de gestión empresarial en cloud con Properly Gestión resulta de vital importancia para poder teletrabajar con tranquilidad.

Herramientas de gestión externa

Las herramientas de gestión externa son las que utilizamos para establecer la relación con nuestros clientes.

Comunicación con los clientes

En este caso una centralita, así sea virtual, es nuestra mejor opción. Esto nos permitirá centralizar todas las llamadas, poder realizar desvíos entre las diferentes áreas de nuestra empresa o mantener las llamadas en espera. Es más, así estemos trabajando en la oficina, es la mejor opción tanto por prestaciones como por precio. Servicios de este tipo lo dan empresas como Netelip o Zadarma.

Gestión documental

En este caso, si nuestra empresa es instaladora, se dedica a los mantenimientos o a las reparaciones, la mejor opción es el ERP Properly Gestión, sin duda.

El motivo es simple, además de que solo tienes los módulos que necesitas y que tiene una versión cloud, la gestión documental de los clientes es excelente. Puedes gestionar los presupuestos, facturas y servicios de mantenimientos de forma fácil e intuitiva. En cuanto al teletrabajo se refiere, además existe el módulo Extranet de clientes y la aplicación Reporte Móvil para gestionar todos los partes de trabajo en vivo con los técnicos que están en la calle.

Ahora bien, si nuestra empresa no se dedica a ninguno de estos ramos, lo mejor que podemos hacer es buscar un CRM. Este tipo de aplicaciones nos ayudarán a gestionar la relación comercial con los clientes, con lo que podremos controlar los presupuestos, facturas y comunicaciones con ellos. Empresas que tienen CRM’s hay cientos, de las más estables son SugarCRM y Saleforce.

Una vez que tenemos establecido los medios para poder comunicarnos tanto interna como externamente y cómo trabajar con los documentos que generamos, nos falta tener el conocimiento sobre si todos estamos trabajando las horas que tenemos establecidas en nuestro contrato o, por el contrario, estamos echando horas de más, ;-).

Software para el control del teletrabajo

Desde mayo de 2019 es obligatorio para las empresas llevar el control del inicio y fin de la jornada laboral. Los que trabajamos en remoto también tenemos que hacer este registro horario.

Si antes de establecer el teletrabajo en nuestra empresa teníamos un sistema que solo nos permitía fichar presencialmente, ahora tenemos que darle una vuelta y establecer uno que nos permita fichar independientemente desde donde estemos. Para eso también te puede ayudar Properly ya que dispone de la aplicación móvil Laboro Control.

Con Laboro Control tienes la posibilidad de establecer el calendario laboral, fichar las entradas y salidas del trabajo, firmar el informe de asistencias,…lo mejor es ver la aplicación desde el enlace.

Beneficios de un sistema cloud para teletrabajar

Cuando se trata del teletrabajo, todo es cloud. Soluciones cloud, sistemas de gestión cloud, gestión documental cloud,… el motivo es simple, necesitamos que esté disponible siempre. Igualmente podemos concretar una serie de beneficios:

Reducimos costes al no tener un servidor propio con los sistemas de seguridad y de almacenamiento que conllevan.
Disponemos de actualizaciones automáticas.
Lo podemos utilizar desde cualquier lugar y desde cualquier ordenador.
Nuestra gestión del trabajo se vuelve más ágil y rápida. Ya no tenemos que «llegarnos a la oficina».

Como hemos visto, las soluciones cloud computing parra implantar el teletrabajo en la empresa engloban diferentes áreas y por lo tanto resulta necesario utilizar varias aplicaciones software. Lo más conveniente es que prioricemos cuáles son las necesidades de nuestra empresa y sobre ello vayamos viendo las aplicaciones que necesitamos.

Cómo evitar una rotura de stock en el almacén

Properly Software — Thu, 08 Oct 2020 17:21:33 +0200

La rotura de stock es una de las situaciones más difíciles de enfrentar por parte de las empresas profesionales y que generan más tensión en una organización. Para evitarla es importante disponer de un buen control del stock y optimizar la puesta en marcha de cada servicio con los materiales necesarios para el trabajo. Teniendo un buen control de nuestro stock aliviaremos nuestros problemas de abastecimiento interno. Vamos a ver cómo podemos hacerlo.

¿Qué es y porqué ocurre una rotura de stock?

La rotura de stock es el momento en el que no tenemos los materiales que necesitamos para realizar un trabajo. Ese momento en el que el técnico tiene que ir al proveedor a comprar lo que necesita (y perder tiempo y por lo tanto dinero) en ir a por ellos.

Si nuestra empresa se dedica a los mantenimientos, tener roturas de stock de manera continuada nos puede hacer perder mucho dinero.

En el caso de las instaladoras, una rotura de stock puede hacer enfadar muy mucho al cliente y retrasar el trabajo y por lo tanto postergar el momento del cobro del mismo.

El motivo de por qué se produce la rotura de stock es porque en nuestra empresa no tenemos las previsiones adecuadas de los materiales que necesitamos para llevar a cabo los trabajo que tenemos pendientes de realizar. Es sencillo, si no tenemos control sobre lo que tenemos en cada uno de nuestros almacenes (las furgonetas de los técnicos también son almacenes) resulta imposible llevar a cabo una correcta previsión de lo que necesitamos.

¿Podemos medir el coste de una rotura de estocaje?

Sabemos que nos cuesta dinero, así solo nos cueste tiempo de mano de obra, eso es dinero. Mucho dinero. Pero medir cuánto nos cuesta que el técnico en lugar de estar realizando la reparación se encuentre haciendo cola para comprar una pieza que le hace falta y que no teníamos en la nave, es prácticamente imposible.

Eso sí, podemos ir anotando día a día cuántos trabajos se han retrasado por tener que pedir material, porque una vez comprado no daba tiempo a instalarlo, clientes que se han enfadado con nosotros por tener una mala gestión, en fin, podemos ir anotando todos aquellos inconvenientes y horas perdidas entre el trabajo a realizar y el trabajo realizado. Veremos que muchas de ellas se subsanan con un buen control de stock.

Eso sí, si no queremos hacer este trabajo, habitualmente resulta más fácil apreciar el ahorro que nos supone llevar bien el stock de nuestra empresa que no el dinero que perdemos cada día por esa falta de control.

Soluciones y recomendaciones para evitar una rotura de stock

El más importante de todos es: control, control y control. Control sobre los trabajos a realizar, control sobre los materiales que estamos utilizando y control sobre los materiales que tenemos en todos y cada uno de nuestros almacenes.

Control sobre los trabajos a realizar

Basta con que llevemos un año con nuestra empresa para que podamos anticiparnos al tipo de trabajo que realizamos y los materiales que sí o sí, hemos de tener siempre. Estos materiales serán el «por si acaso». Al ser para los habituales, más pronto que tarde los usaremos.

Control sobre los materiales que estamos utilizando

Una de las mayores fuentes de falta de control sobre el stock de la empresa lo marcan los materiales que se quedan en las furgonetas de los técnicos una vez realizado el trabajo. Primero porque vuelven al trabajo a terminarlo, y segundo porque una vez terminado el trabajo no tienen la obligación de devolverlos a la nave. Esto provoca una falta de control enorme y un desembolso de dinero para la empresa. La mejor forma de llevar a cabo un buen control es que cada vez que requieran material vacíen la furgoneta de todo aquello que no van a necesitar en el trabajo actual. Si hay que coger algo, antes hay que devolver todo lo que había.

Control sobre todos lo materiales que tenemos en todos y cada uno de nuestros almacenes

Llegados a este punto, se entiende como almacén no sólo el almacén físico de nuestra empresa sino todos y cada uno de los vehículos que llevan y traen materiales. Lo mejor es que demos de alta cada una de las furgonetas como almacenes y haya un encargado en la empresa como almacenero para controlar todo lo que entra y sale, ya que la función de los técnicos es la de reparar e instalar, no así tanto la de llevar el control de los materiales.

Para poder llevar a cabo un buen control, lo mejor es que demos de alta cada uno de los artículos que necesitamos controlar y establezcamos unos máximos y mínimos de estocaje sobre ellos. Es decir, que no quiero tener más de 500 metros de cable, pero si nos quedamos con solo 100 metros de cable ya estamos bajo mínimos y por lo tanto nos exponemos a una rotura de stock. Con lo que los 500 serían el máximo y tal vez 150 metros serían el mínimo.

Establecer estos mínimos y máximos (y que vayan acordes a la demanda habitual de nuestra empresa) nos permitirá realizar pedidos automáticos a los proveedores, de tal forma que regularmente realicemos un pedido a este proveedor, nos aparecerá como un artículo a pedir el cable, si es que este ya está por debajo del mínimo que nosotros habíamos establecido.

Si nuestro software de gestión no hace esto por nosotros, es hora de cambiar a Properly Gestión Instaladores. En él podremos controlar los almacenes, el inventario, realizar regularizaciones de stock, establecer los mínimos y máximos y todo lo que se nos ocurra para ahorrarnos mucho dinero al año y dar un mejor servicio a nuestros clientes.

Extranet de clientes: qué es, ejemplos y cómo mejora la gestión de tu empresa

Properly Software — Thu, 15 Oct 2020 19:08:36 +0200

Todo sobre la extranet de clientes

Si diriges una empresa de mantenimiento, instalaciones o servicios, sabes que mantener informados a tus clientes y reducir gestiones repetitivas es clave. Una extranet de clientes bien diseñada puede transformar esa comunicación en eficiencia y satisfacción. En este artículo veremos qué es, cómo funciona y por qué tu empresa la necesita hoy mismo.

¿Qué es una extranet de clientes?

Una extranet de clientes es un portal online seguro que conecta tu empresa directamente con los clientes, permitiéndoles consultar facturas, partes de trabajo, incidencias o documentación siempre que lo necesiten. A diferencia de una intranet, pensada para el uso interno, esta plataforma abre la información adecuada hacia usuarios externos: tus propios clientes.

Por ejemplo, en el sector del mantenimiento o de servicios, una extranet permite que el cliente consulte el estado de un parte de trabajo, descargue facturas o comunique incidencias sin intermediarios. Todo en un entorno centralizado, con trazabilidad y seguridad.

Diferencias entre extranet e intranet

La diferencia principal estriba en quién accede a los datos. De la misma forma que una extranet está orientada para que los clientes tengan acceso a ciertos datos o documentos que les puedan ser de interés, la intranet está orientada para que sean los empleados de la propia empresa los que accedan a ciertos datos o documentos que les puedan ser de utilidad para ellos.
En esta ocasión, nosotros vamos a ver con detalle la extranet.

Intranet	Empleados internos \| información para uso interno
Extranet de clientes	Clientes externos \| facturas, partes, albaranes de venta

Por ejemplo, en una empresa de mantenimiento, la intranet gestiona técnicos, mientras que la extranet de clientes permite al cliente ver el estado del contrato.

Una extranet sirve para facilitar el acceso a ciertos datos y/o documentos a personas ajenas a la empresa, como son nuestros clientes.

Usos y ejemplos de una extranet de clientes

Veamos cómo distintas empresas están utilizando una extranet de clientes en la práctica:

Empresa de mantenimiento: los administradores de fincas pueden descargar sus facturas mensuales.
Instaladora técnica: el cliente accede a su presupuesto para que pueda aceptarlo cuando más le convenga.
Empresa de reformas: sus clientes pueden ver los partes de trabajo realizados y su posterior factura.
Estos ejemplos muestran cómo la extranet deja de ser una “añadidura” para convertirse en un canal clave de comunicación y servicio.”

Imagen que muestra el gesto de preparar la impresión de las diferentes facturas para nuestros clientes cuando no disponemos de una extranet de clientes.

Por ejemplo, si nuestra empresa se dedica a realizar mantenimientos de comunidades, resulta de especial interés disponer de una extranet de clientes conectada con nuestro sistema de gestión. Así, cada vez que generamos una factura a alguno de nuestros clientes, ésta aparecerá de forma automática en su área, pudiendo descargársela instantes después de nosotros haberla creado.

También puede suceder que nuestro proveedor de materiales disponga una extranet con nosotros, sus clientes, para actualizar su catálogo de precios o poder realizarles los pedidos directamente a través de ella.

Ahora bien, ¿tendría utilidad en tu caso particular disponer de una extranet de clientes propia?

¿Puedo crear mi propia extranet de clientes?

Sí, puedes crear tu propia extranet de clientes, y el grado de complejidad dependerá de tu sistema actual. Si gestionas tu empresa con hojas de cálculo o múltiples programas aislados, probablemente necesitarás un desarrollo a medida. En cambio, si ya usas un software integrado como Properly Gestión, tan solo necesitas añadir el módulo ‘Extranet de clientes’.
A continuación, los 5 pasos esenciales para implementar una extranet de clientes con éxito:

Define qué información y servicios vas a ofrecer a tus clientes.
Escoge la solución adecuada (módulo integrado vs desarrollo a medida).
Diseña una experiencia de usuario sencilla, con acceso seguro y roles definidos.
Integra la extranet con tu software de gestión y automatiza los procesos (facturas, partes, incidencias).
Lanza, comunica a tus clientes y monitoriza los resultados: tasas de uso, reducción de llamadas, satisfacción.

¿Quieres verlo en la práctica? Solicita una demo y te mostramos cómo tu empresa puede tener su extranet de clientes operativa en el mismo día que nos lo solicites.

Módulo Extranet de Properly Gestión

Este módulo te ahorra el tiempo y el dinero que supone la facturación a tus clientes. Si tienes una empresa de instalaciones o mantenimientos y generas facturas todos los meses, ese «generar facturas» tiene unas implicaciones, como son la confección de la propia factura, su impresión, su ensobrado (con su correspondiente sello), el pegado de la etiqueta de la dirección y su envío a través de Correos o un buzón cercano.

Con el módulo Extranet de Properly Gestión tan solo tienes que generar la factura. Todo el proceso posterior te lo ahorras, ya que es la propia extranet la que se encarga de generar la factura y enviar una notificación a tu cliente diciéndole que la tiene disponible para su descarga. Y ya.

Beneficios clave:

Reducción del 40 % en llamadas de facturación y soporte gracias a que los clientes acceden directamente a sus documentos.
Disponibilidad 24/7 del portal para que el cliente consulte sus facturas, partes, albaranes o presupuestos.
Integración automática con tu ERP (Properly Gestión), sin duplicar tareas ni datos.
Mejora de imagen ante el cliente, al mostrar un servicio moderno, digital y organizado.

Simple, ¿verdad? Este módulo nos encanta. Porque no solo se trata de ahorrarte dinero (mucho dinero) a ti, sino que tu empresa sube de categoría de cara a tus clientes. Ya no más llamadas de los clientes preguntando por cuándo van a recibir su factura, ni «despistes» por su parte a la hora de realizar el abono de las mismas.

Tener una extranet de clientes en nuestra empresa resulta muy recomendable tanto por la optimización de los recursos como por la mejora del servicio que les podemos dar nuestros clientes haciéndonos más competitivos, ¿te lo vas a perder? Habla con nosotros para ver si a tu empresa le conviene tener una extranet de clientes propia. Estaremos encantados de darte el mejor asesoramiento para tu caso particular.

ERP y CRM: Qué son y en qué se diferencian

Properly Software — Sun, 18 Oct 2020 21:14:10 +0200

Cuando se trata de mejorar nuestras empresas y optimizar los procesos, las palabras ERP y CRM están a la orden del día.

Lo que no es tan común es saber distinguir uno de otro. Esto es de suma importancia para que les podamos sacar todo el partido a cada uno de ellos. Comenzamos pues, por definirlos.

¿Qué es un ERP?

Las siglas ERP hacen referencia a «Entrerprise Resources Planification» o en cristiano, «Planificación de Recursos Empresariales». Lo cierto es que ni traduciéndolo son unas siglas autoexplicativas.

Un sistema ERP ha acabado siendo aquel que nos ayuda a poder optimizar todos los procesos internos de nuestra empresa para disminuir nuestros costes. En la entrada: «Qué es un ERP» lo explicamos con más detalle. El mejor ejemplo que tenemos de ERP es Properly Gestión en sus distintas modalidades (Instaladores, Mantenimientos, etc…).

Ya que tenemos la definición de ERP, vamos con la de CRM.

¿Qué es un CRM?

Las siglas de CRM hacen referencia a «Costumer Relationship Manager» o en cristiano, «Gestor de las Relaciones con los Clientes». Estas siglas si parecen más obvias, ¿verdad?

Un sistema CRM sirve para aumentar las ventas. Nos permite optimizar todos los procesos con nuestros clientes y resulta fundamental para las empresas que cuentan con un departamento comercial, ya que nos da la posibilidad de tener el control de todas las relaciones que tenemos con todos nuestros clientes. Es decir, nos permite gestionar y centralizar las llamadas telefónicas, los e-mails, los chats (si es que los tenemos implementados en nuestra empresa), presupuestos y facturas de venta. Es, de alguna forma, la agenda maestra. Nos dice quién, cuándo y cuánto de cada cliente.

Ejemplos de CRM pueden ser SugarCRM, SalesForce, y un largo etcétera.

Diferencia entre ERP y CRM

La diferencia entre ERP y CRM es que un sistema ERP está orientado hacia la optimización de los procesos de la empresa para que gastemos lo menos posible dando el mejor servicio, mientras que el sistema CRM está orientado hacia maximizar las ventas de nuestra empresa.

Aunque en principio parezca obvio que toda empresa necesita un ERP y un CRM, lo cierto es que en la práctica no es así.

Mientras que el ERP es necesario para la gestión diaria de nuestra empresa, un CRM sólo resulta imprescindible si disponemos de un departamento comercial. No se trata de tener un comercial en la calle, sino de tener un departamento como tal. Es entonces, cuando buscamos activamente clientes «puerta a puerta» cuando resulta una herramienta muy potente.

Habitualmente los ERP nos permiten gestionar los presupuestos y facturas de venta. Esto no es una intromisión en el área de los CRM, sino que cubre los casos de la mayoría de empresas que no disponen de un departamento comercial.

Integración ERP y CRM

Habitualmente cuando empezamos con nuestra empresa empezamos con una hoja de Excel, después algunos pasan a una pequeña base de datos y posteriormente ya buscamos un ERP. El por qué entra primero el ERP y no el CRM es obvio. ERP’s como Properly Gestión, nos permiten gestionar nuestra empresa. Saber qué tenemos, cuánto nos ha costado, si le estamos ganando dinero a los trabajos que realizamos, nos permite gestionar al personal, la contabilidad,…en fin, gestionar y optimizar nuestra empresa de arriba a abajo.

Tras ver que nuestra empresa funciona y ya tenemos negocio, suele ser cuando empezamos a pensar en ampliar plantilla y áreas. Es entonces cuando entra en juego el CRM.

Digo todo esto porque la integración ERP y CRM suele venir justo en ese orden. Tenemos un ERP y necesitamos «conectarlo» con un CRM.

En el caso de Properly Gestión, es una de las razones por las que tenemos el departamento de desarrollo. Para cubrir todas y cada una de las necesidades reales de nuestros clientes. Sería genial haber podido crear un módulo de integración para todos y cada uno de los CRM’s del mercado, pero son tantos…y como cada cual tiene sus particularidades lo hace imposible. Eso sí, basta con que de la posibilidad de integración y ¡ya tenemos la mitad del camino hecho!

Covid-19: en qué afecta al sector instalador

Properly Software — Tue, 20 Oct 2020 19:24:08 +0200

El Covid-19 ha venido para hacer cambios en nuestras empresas de manera permanente. No todo lo que nos ha traído este virus es negativo.

Tras la desescalada, el día a día se presenta diferente. En algunos casos muy diferente a cómo veníamos trabajando. Los cambios todos los conocemos: mascarillas, distancia social de dos metros, e higiene, mucha higiene.

En el caso de una empresa instaladora o de mantenimientos que tiene varios técnicos y operarios en la calle, a priori esto resulta complejo de cumplir.

Cómo aplicar las medidas de seguridad frente al Covid-19 en la empresa

Primero, debemos detallar la situación de nuestra empresa: si solemos recibir clientes en la oficina, si hemos de enviar a dos o más operarios a los trabajos, si tenemos coches de empresa que se comparten por varios trabajadores, en fin, que tenemos que pensar cosas en las que antes no reparábamos para poder tener unas medidas de seguridad mínima para nuestros trabajadores. Y no solo para nuestros trabajadores, sino también para nuestro negocio, piensa que si la pandemia llega a nuestra empresa muy probablemente nos veremos obligados a cerrar temporalmente y ya sabemos lo que eso supone.

Medidas en la oficina

Si en nuestra empresa recibimos clientes, hemos de intentar que el que entre toque lo menos posible todo y que el que está en la oficina tenga la ventilación apropiada para que, en caso de virus, no tengan la posibilidad de hacer mella en nuestro personal.

Puertas y ventanas abiertas

Si recibimos clientes, lo mejor es que dejemos, siempre que sea posible, la puerta abierta y un cartel bien visible que impida la entrada a personas que no estén equipadas con la debida mascarilla de protección.

Con respecto a las ventanas, estas deben estar el mayor tiempo posible abiertas y reducir al mínimo el uso de aires acondicionados y ventiladores. Recordamos que el virus se esparce por el aire, y uno viciado es el caldo de cultivo idóneo para contagiarse.

Gel hidro-alcohólico desinfectante

Así no sea posible dejar la puerta abierta, dejar bien a la vista (a veces incluso con un cartel) un bote de gel desinfectante para que puedan aplicarse en las manos tanto a la entrada como a la salida de nuestro establecimiento.

Mascarillas

Si en la oficina hay más de un administrativo o si recibimos clientes/trabajadores, lo mejor es que la mascarilla siempre esté puesta. Al principio cuesta acostumbrarse a tenerla puesta todo el día y si se llevan gafas, el vapor la hace aún más incómoda, pero si la llevan los cocineros en las cocinas de los hoteles y restaurantes, nosotros también podemos. También existen las máscaras, pero no son igual de eficaces.

Partes de trabajo, bolígrafos y material de oficina compartido

Si en nuestra empresa no recibimos clientes en la oficina y tan solo son los operarios, el teletrabajo es una opción a considerar. Claro, a priori creemos que no porque pensamos en el día a día de nuestra empresa «antes» del coronavirus, pero ahora esto ha cambiado. Existen herramientas como Reporte Móvil de Properly Software que nos permite asignar los trabajos y recibir los partes de reportes a través del móvil y nuestro Properly Gestión.

Si tenemos más de un administrativo en la oficina, lo mejor es que los objetos como bolígrafos, grapadoras y demás material de papelería que solemos utilizar a diario tenga la etiqueta con el nombre del que la utiliza. Nos toca dejar de compartir estos objetos con el fin último de evitar posibles transmisiones.

Ni que decir tiene que los teclados y ratones sean de uso particular de cada empleado. Si antes teníamos algún equipo que se solía compartir, tenemos que cambiar esto por la salud de todos. Piensa que cada trabajador tiene su familia, su círculo de amistades y sus momentos de ocio sociales. La mejor medicina es la que se evita.

Medidas en los trabajos

En los trabajos hemos de tener en cuenta tanto la higiene de los vehículos en los que se mueven como en el lugar del trabajo. Según qué casos resultará más complicado que en otros.

Utilizar herramientas como Reporte móvil nos protegen de posibles contagios dentro de nuestra empresa

Vehículos de empresa

Nuestros vehículos de empresa son el punto de conexión entre la calle y nuestra empresa. Esto hace que extrememos la higiene todo lo posible. Porque en muchas ocasiones se comparte coche y porque cuando terminamos el trabajo los operarios no pueden lavarse las manos antes de montarse de nuevo.

Una medida muy fácil a tomar es el disponer de un bote de alcohol colocado en el portabotellas del vehículo. Todos tienen uno, y así tendrían la posibilidad de repasarse las manos cuando entran al vehículo. Quieras o no, suelen quedar lo suficientemente húmedas como para poder repasar el volante y la palanca de cambios. Puede que no eliminemos todas las posibilidades, pero disminuirlas, seguro.

En el caso de compartir vehículo con otro/s compañero/s debemos recordar llevar siempre la mascarilla. Es un espacio que no nos permite los recomendados dos metros de distancia y no podemos mantener las ventanillas bajadas todo el trayecto en todos los viajes.

Con el cliente

Si nuestros operarios principalmente van a obras, el control de las medidas higiénicas se complica. Aunque por otro lado suelen ser trabajos en los que cada cual lleva sus materiales y, aunque hay muchos trabajadores, se suelen mantener a cierta distancia entre ellos.

Si por el contrario nuestros técnicos van a casas y comunidades de propietarios, hay que ir preparados para prevenir contagios por contacto con superficies que son tocadas por muchas manos.

En cualquiera de los dos casos, lo mejor es que entre las herramientas lleven un bote de gel hidroalcohólico para que puedan hacer uso siempre que lo necesiten y siempre, siempre, siempre lleven la mascarilla. Tenemos que pensar que pasan por lugares de alto tránsito y nunca saben quién ha pasado antes que ellos por allí, si ha estornudado o si ha estado hablando sin llevar la mascarilla puesta.

Recuerda, la mejor medicina es que la que no se toma. Y el mejor contagio, es el que se evita. Aunque a priori nos resulte incómodo, a corto, medio y largo plazo tanto nuestros empleados como sus familias y nuestra empresa nos lo agradecerán.

5 Consejos para gestionar el almacén

Properly Software — Sun, 15 Nov 2020 20:00:38 +0100

Gestionar el almacén resulta todo un arte.

En principio, cuando pensamos en la gestión del almacén nos parece algo sencillo, ya que se trata de controlar las entradas/salidas y que siempre tengamos stock de lo que necesitamos.

Si estamos nosotros solos en la empresa lo tenemos fácil, tan solo tiramos de memoria o, cuando estemos en el proveedor de turno, compramos aquello que necesitamos y ya. El aprender a gestionar bien nuestro almacén viene cuando somos varios los que sacamos artículos del mismo, tenemos vehículos de empresa donde se echan herramientas y materiales, y antes de que nos demos cuenta no sabemos ni lo que tenemos ni dónde está.

Esto nos lleva a un desastre de gestión que termina en comprar artículos por duplicado, sisados no deseados y un sobre coste para el bolsillo de nuestro negocio.

Cómo realizar la gestión del almacén correctamente

Aunque vamos a verlo con más detalle, tenemos que tener en cuenta estos cinco aspectos:

Qué queremos controlar. Si son solo materiales, o materiales y herramientas.
Localizar todos los lugares que nos sirven como almacenes. Aunque en principio cuando pensamos en un almacén, nos imaginamos una gran nave, muchos de nosotros lo que tenemos es un local y vehículos de empresa. Éstos también son almacenes.
Si podemos poner al cargo a una persona de la gestión de nuestros almacenes: el almacenero.
Conocer los materiales y consumibles de las herramientas que tenemos que se utilizan regularmente y con qué frecuencia.
Quién o quiénes son nuestros proveedores y de qué materiales.

Veamos ahora uno a uno de los distintos apartados.

Qué queremos gestionar de nuestros almacenes

Cuando hablamos de la gestión de almacenes, habitualmente se piensa en materiales, sin embargo puede que también queramos gestionar los consumibles de nuestras herramientas o las propias herramientas. El motivo es muy sencillo, a más control, menos malgasto. Cuando un trabajador nos dice que necesita más brocas, o una nueva batería para el taladro, evidentemente hay que comprarlo. Pero si nos lo pide con más frecuencia que el resto de compañeros,…resulta extraño. Esto lo podemos controlar con una buena gestión de almacén.

En el caso de los materiales, no se van a controlar el número de tornillos que se compran, aunque existen algunos tipos de tornillos de extrema calidad que puede que sí necesitemos controlarlos por el coste que tienen.

También puede ocurrir que necesitemos controlar los materiales de los que, si nos quedamos sin ellos, nos supongan un retraso en la ejecución de los trabajos o impliquen viajes innecesarios al proveedor de turno con la consiguiente pérdida de tiempo en jornada laboral.

Si tenemos tienda, puede que incluso queramos tener control sobre los consumibles de papelería, como bolígrafos o folios, en este caso no sería tanto por el importe que representa sino por la comodidad de que nuestro personal siempre disponga del material necesario para desarrollar correctamente su trabajo.

Una vez que ya sabemos concretamente qué queremos controlar (la gestión de almacenes solo trata de tener más control), veamos dónde lo solemos almacenar.

Almacenes físicos

Almacenes son todos los lugares donde se guarda aquello de lo que queremos conocer su estado.

Un almacén es el almacén propiamente dicho, la oficina y los vehículos de empresa. Habitualmente estos últimos no los solemos tomar como almacenes, sin embargo en la mayoría de los casos hacen más de almacenes que el propio almacén, ya que se suelen quedar materiales en los vehículos en previsión del siguiente trabajo a realizar.

La regla es: todo lugar que contenga materiales y/o herramientas que queramos controlar, son almacenes.

Una vez que sabemos qué queremos controlar y dónde, lo más conveniente es que hagamos un inventario y una regularización de stock de los materiales/consumibles/herramientas a gestionar.

Llegados a este punto necesitamos Properly Gestión en sus versiones Instaladores o Mantenimientos. El motivo es simple: nuestra empresa ha subido de nivel y Properly Gestión nos permite dar de alta los materiales y controlarlos en todos y cada uno de nuestros almacenes. Si tenemos dos de esto en el almacén y uno en el vehículo 3032HSF, lo sabremos con solo un clic de ratón.

Almacenero

La figura del almacenero suele ser más importante de lo que se piensa. A priori, nos puede resultar un gasto de personal poco productivo, ya que destinar a una persona 8 horas al día a gestionar nuestros almacenes,…pero podemos hacer una pequeña prueba.

Si probamos a poner a una persona destinada a la gestión de los almacenes a media jornada, al cabo de un par de meses (si es competente en el control de stock) veremos que le sacamos dinero. Además de por la comodidad del resto de los operarios (a los que se le organiza el vehículo en función del trabajo planificado a corto plazo y se les evita las idas y venidas a tiendas de materiales), por el dinero ahorrado. Se acabaron los siseos, los despistes del tipo «me he tenido que volver porque una vez en el cliente he visto que no tenía/me faltaba…). Y el ahorro en las duplicidades de artículos porque no se encontraba cuando se necesitaba y se ha comprado por duplicado.

Un almacenero ayuda a que el resto de técnicos se puedan concentrar en lo que realmente hacen bien: trabajar de técnicos.

Entradas y salidas regulares

Ya sabemos qué queremos gestionar, dónde lo queremos gestionar, y si hemos optado por tener una persona al frente de la gestión de nuestros almacenes, este almacenero estará gestionando también las entradas y salidas regulares.

Las entradas y salidas que se producen habitualmente en nuestra empresa resultan más fáciles de controlar si tenemos Properly Gestión. En su versión Instaladores, o Mantenimientos podremos gestionar las entradas y salidas de nuestros materiales. Cuándo lo compramos, cuántos tenemos, que nos avise si tenemos «menos de» o «más de» cierta cantidad,…en definitiva, que tengamos el control nosotros.

Además de disponer de una herramienta que nos «hable» sobre lo que vamos a necesitar, tenemos que añadir la gestión del trabajo a realizar. Es decir, si tenemos planificados una serie de trabajos a corto plazo para los que no tenemos el material necesario, será función del almacenero el gestionar esas compras. Ahí se encuentra nuestro último apartado.

Cuándo y a quiénes se lo solemos comprar

Nuestros proveedores de materiales juegan un papel muy importante en la gestión diaria de nuestra empresa. No solo por los costes, sino también por los tiempos de entrega.

Si tenemos dos proveedores que nos pueden servir el mismo material pero uno tarda tres semanas en hacerlo mientras que el otro solo una, tendremos que ver cuánto nos cuesta en cada uno de ellos y cuándo lo necesitamos para poder optar a la mejor opción. Normalmente, cuanta más prisa tengamos más caro nos saldrá. Tener una mala gestión del almacén tiene un precio.

Para la gestión de los proveedores también nos resulta de tremenda utilidad Properly Gestión. Poder ver a quién se lo hemos comprado, cuándo, a qué precio, cuántas veces, o incluso enviarle un pedido con los códigos propios del proveedor nos facilita mucho la tarea.

En definitiva, la gestión de los almacenes resulta un tema vital para toda empresa. Tanto si estamos solos, como si somos muchos o tenemos tienda, conocer qué tenemos, dónde lo tenemos, cuándo lo necesitamos, cuánto nos cuesta y a quién se lo compramos nos da poder.

Empresas instaladoras eléctricas

Properly Software — Fri, 27 Nov 2020 18:51:08 +0100

Las instaladoras eléctricas trabajan con electricidad. Puede que solo a baja y media tensión, o puede que el área de trabajo sea alta tensión. En cualquier caso, Properly Gestión Instaladores está hecho por y para las instaladoras eléctricas. El trabajar con electricidad es uno de los pocos nexos de unión de las instaladoras eléctricas. Las empresas las formamos las personas y somos nosotros los que marcamos la mayor de las diferencias entre ellas. Por eso tu empresa es única y en Properly lo sabemos.

Operario instalador eléctrico trabajando en instalación eléctrica de obra nueva | Properly Gestión Instaladores

Por qué Properly Gestión Instaladores

¿Y por qué no? La realidad es que las instaladoras eléctricas son de las empresas más versátiles que existen en el sector de la construcción y auxiliares. Una empresa instaladora lo toca casi todo. Y por lo tanto su casuística diaria también es muy amplia.

En Properly le tenemos mucho cariño a nuestras instaladoras, porque comprendemos su día a día y la complejidad de su trabajo. El trato con los diferentes clientes, que los hay desde los que no saben cómo funciona un interruptor a los que, si los dejas, se te electrocutan mientras creen que saben lo que hacen.

Lo cierto es que las instaladoras eléctricas tienen mucho mérito. Crear un boletín eléctrico es una tarea que conlleva mucha responsabilidad. Formar parte de tu asociación, de FENIE y otros organismos y grupos para estar formado en las últimas normativas vigentes (que cambian más de lo que nos gustaría) casi que es en sí un trabajo. Por no hablar del personal. Encontrar operarios y trabajadores competentes en electricidad cuesta. Cuesta encontrarlos, cuesta retenerlos y cuesta gestionarlos.

Y es entonces cuando Properly resulta necesario. Para el día a día con la aplicación móvil para las órdenes de trabajo (Reporte móvil), que te permite organizar y enviarles el trabajo desde la oficina directamente al móvil sin necesidad de que se personen, y con Properly Gestión Instaladores (ERP) en la oficina para todo lo demás: albaranes de compra y pedidos para los proveedores y el control de stock, bc3 y los presupuestos, certificaciones de obra, facturas de venta, avisos… y un largo etcétera. En realidad, llevamos tantos años trabajando por y para las instaladoras eléctricas que todo lo que necesites o vayas a necesitar lo tenemos, seguro.

Cuando hablas con nosotros, sabes que estás hablando con alguien que te entiende.

Haciendo una certificación a origen la factura me descuadra con respecto a lo certificado, ¿por qué?

Properly Software — Thu, 03 Dec 2020 10:04:01 +0100

Cuando una promotora nos acepta un presupuesto sabemos que la certificación final de obra ha de coincidir al céntimo con lo que reste del presupuesto que nos han aceptado. Sin embargo, las certificaciones a origen parciales pueden darnos algún quebradero de cabeza si no entendemos cómo se hacen.

Cómo realizar una certificación a origen parcial

En la entrada de blog: «Certificaciones de obra: cómo facturarlas y gestionarlas» vimos cómo se realiza una certificación origen. A groso modo se trata de facturar parte del presupuesto aceptado partida a partida.

Si no tenemos un ERP que nos ayude en esta tarea, pueden suceder dos cosas: que la obra sea pequeña y nos de igual porque tan solo será una certificación y una factura (en tal caso no sería una certificación parcial sino total y por lo tanto una única factura) o que tengamos un problema enorme para cuadrar cada una de las partidas con nuestra hoja de excel.

En términos generales todas las promotoras tienen un ERP que les facilita el llevar las obras al día. Esto significa que cuando firmamos un presupuesto con ellas sabemos que los números han de cuadrar al céntimo. Y eso no siempre es fácil.

Problema: Diferencia en céntimos entre certificación a origen parcial y factura

Cuando termina el mes (o el período estipulado con el cliente para realizar nuestra certificación de obra), vamos a la oficina, abrimos nuestro ERP Properly Gestión Instaladores y creamos la certificación a origen partir de lo realizado del presupuesto.

Se trata de ir partida a partida e introducir la cantidad ejecutada en el período en el que estamos. Tan solo eso.

Properly Gestión me indica que se va a producir una variación entre la certificación parcial a origen y la factura

Después de creada nuestra certificación de obra, se la presentamos a la promotora/cliente y nos dan el visto bueno para generar la factura.

Pero, ¿qué ocurre cuando no es la primera certificación y Properly Gestión nos avisa de que la factura va a descuadrar con respecto a lo certificado? En este caso nuestro programa de gestión nos está informando que el redondeo producido por la multiplicación de cantidad x precio de la partida correspondiente genera decimales que, a priori, nos producirán un descuadre.

Y es que las matemáticas son así: los redondeos existen. Si los decimales de una multiplicación caen por encima de 5, en el sumatorio de las partidas se producirá un redondeo al alza. Si caen por debajo de 5, será a la baja.

Esto quedará completa y absolutamente resuelto en la última certificación a origen o certificación final, ya que ésta recoge todas las posibles variaciones en los redondeos de los cálculos y termina por hacer una certificación por diferencia entre lo presupuestado y lo ya facturado en las certificaciones parciales.

La factura de la certificación parcial no coincide con la del cliente

También puede suceder que nuestros redondeos parciales coincidan al céntimo y no se produzca ningún vaivén en nuestra certificación parcial, sin embargo cuando presentamos la certificación de obra a la promotora ésta nos dice que no coincide con lo que ellos estiman que debería ser y nos la echan para atrás.

Ya hemos comentado que las promotoras tienen un ERP para ayudarles a llevar las obras. No hay forma humana de llevar bien los cálculos en una empresa que tenga cierto volumen sin un ERP.

Ahora bien, dependiendo del programa de gestión que utilicen harán los cálculos de una forma u otra.

Motivo: El cliente y yo hacemos los cálculos de la certificación a origen parcial de forma diferente

Properly Gestión realiza la multiplicación de la cantidad por precio y ese es el importe de la partida. Sin embargo no todos los ERP’s lo hacen así. Hay programas de gestión para empresas que realizan los cálculos de las certificaciones a la inversa, es decir, quieren un importe final y sobre eso sacan la cantidad a certificar. Esto puede provocar errores matemáticos contundentes. Tanto es así, que hemos visto casos de partidas que haciendo la multiplicación de cantidad x precio con la calculadora no coincidían. ¡Y es que los céntimos ocultos en los cálculos hacen más de lo que creemos!

Solución: Ver cómo se hacen los cálculos de cada partida de la certificación a origen y ajustar los decimales

Tanto si nuestro ERP Properly Gestión nos avisa de que se va a producir redondeo en los decimales como si el programa de gestión de la promotora realiza los cálculos de forma diferente, la diferencia entre ambos será de céntimos.

La certificación a origen parcial coincide con la de la promotora.

La certificación final de obra nos recoge todas las pequeñas variaciones por redondeos cuadrando al céntimo nuestra factura con lo presupuestado.

Lo primero que recomendamos es pedirles lo que ellos estiman que debería salir en cada partida presupuestaria y coger la calculadora. Una vez que hemos visto si los cálculos que han realizado son correctos o no (siempre calculadora en mano) podremos llegar a un acuerdo con ellos. O bien modificamos nosotros los decimales en la cantidad para que cuadre con lo que ellos nos presentan o acordamos arrastrar la pequeña variación de decimales a la certificación final de obra.

El motivo de poder llevar esa variación de redondeos a la certificación final es porque es ésta la que certificará la diferencia entre lo facturado hasta ese momento y lo presupuestado. Es decir, toda variación que hayamos ido realizando a lo largo de las certificaciones parciales será absorbida por ésta.

En conclusión, podemos decir que incluso cuando la realidad de nuestro sector parece complicarnos nuestro trabajo, disponer de Properly Gestión Instaladores nos hace nuestro día a día más fácil. Si tienes más dudas al respecto de las certificaciones a origen o cualquier otra cuestión, habla con nosotros. Seguro que te ayudamos.

Elimina los papeles en tu empresa

Properly Software — Fri, 06 Oct 2023 09:25:06 +0200

Todo sobre la extranet de clientes

La palabra «extranet» resulta algo extraña cuando no la conocemos en su contexto. En este artículo vamos a desgranarla para conocerla y ver todas las posibilidades que tiene para nosotros y/o nuestra empresa.

Qué es una extranet

Si atendemos a la definición de la palabra es una «net» externa, o en otras palabras, es una red que dispone de información consultable desde fuera de la organización. Por ejemplo, los bancos a día de hoy tienen extranet de clientes, así es como conseguimos ver los datos de nuestras cuentas sin tener que llegarnos a la oficina a actualizar la cartilla.
Una extranet sirve para facilitar el acceso a ciertos datos y/o documentos a personas ajenas a la empresa, como son nuestros clientes.
Una vez que hemos visto qué es extranet, o más bien, qué es una extranet y cómo ésta nos puede ayudar en el día a día, ¿en qué se diferencia de una intranet?

Diferencias entre extranet e intranet

Una extranet sirve para facilitar el acceso a ciertos datos y/o documentos a personas ajenas a la empresa, como son nuestros clientes.

Tipos de extranet

No podemos decir que existan «tipos» como tales de extranet, sino que, dependiendo de la información que queramos compartir y con quien queramos hacerlo, configuraremos una estructura diferente.

Habitualmente las extranet son extranet de clientes que, dependiendo de si nuestros clientes son revendedores de nuestros productos o clientes finales, toman un nombre u otro. Pueden ser el apartado de «distribuidores» de una web, o simplemente el de «clientes».

Imagen que muestra el gesto de preparar la impresión de las diferentes facturas para nuestros clientes cuando no disponemos de una extranet de clientes.

Ahora bien, ¿tendría utilidad en tu caso particular disponer de una extranet de clientes propia?

¿Puedo crear mi propia extranet?

Por supuesto que sí. Eso sí, depende del software de gestión empresarial que tengas instalado te será más o menos costoso. Es decir, si trabajas con hojas de cálculo tipo Excel, tendrás que contratar una empresa de software para que desarrolle tu extranet. Si trabajas con un programa de gestión empresarial como Properly Gestión, tan solo tendrás que contratar el módulo de Mi Extranet.

mi Extranet con Properly Gestión

Este módulo te ahorra el tiempo y el dinero que supone la facturación a tus clientes. Si tienes una empresa, generas facturas todos los meses, ese «generar facturas» tiene unas implicaciones, como son la confección de la propia factura, su generación a pdf y envío uno a uno a tus clientes.

Con el módulo Mi Extranet de Properly Gestión tan solo tienes que generar la factura. Todo el proceso posterior te lo ahorras, ya que es Mi Extranet la que se encarga de generar la factura y enviar una notificación a tu cliente diciéndole que la tiene disponible para su descarga. Y ya.

Tener Mi Extranet en tu empresa resulta muy pŕactico tanto por la optimización de los recursos como por la mejora del servicio que les podemos dar nuestros clientes haciéndonos más competitivos, ¿te lo vas a perder? Habla con nosotros, estaremos encantados de darte el mejor asesoramiento para tu caso particular.

Si además tienes Properly Gestión, ¿sabes que tienes Mi Extranet disponible de forma completamente gratuita?

Mi Extranet de Properly Gestión: La herramienta definitiva

Properly Software — Mon, 30 Oct 2023 14:18:08 +0100

Todo sobre la extranet de clientes

Qué es una extranet

Diferencias entre extranet e intranet

Una extranet sirve para facilitar el acceso a ciertos datos y/o documentos a personas ajenas a la empresa, como son nuestros clientes.

Tipos de extranet

No podemos decir que existan «tipos» como tales de extranet, sino que, dependiendo de la información que queramos compartir y con quien queramos hacerlo, configuraremos una estructura diferente.

Imagen que muestra el gesto de preparar la impresión de las diferentes facturas para nuestros clientes cuando no disponemos de una extranet de clientes.

Ahora bien, ¿tendría utilidad en tu caso particular disponer de una extranet de clientes propia?

¿Puedo crear mi propia extranet?

mi Extranet con Properly Gestión

Si además tienes Properly Gestión, ¿sabes que tienes Mi Extranet disponible de forma completamente gratuita?

Mantenimiento preventivo de puertas de garaje

Properly Software — Thu, 04 Apr 2024 12:02:52 +0200

Imagina la escena: un vecino se prepara para salir hacia el trabajo, pero la puerta de garaje no se abre. El estrés se acumula mientras el reloj avanza implacablemente. Esta situación, que podría haberse evitado con un mantenimiento adecuado, genera descontento y frustración en la comunidad.

Ahí es donde entramos nosotros, como empresa dedicada al mantenimiento de puertas de garaje. Nuestro compromiso es garantizar que este tipo de inconvenientes no ocurran. ¿Cómo lo logramos? Firmando contratos de mantenimiento preventivo con las comunidades de propietarios.

Estos contratos nos comprometen a visitar regularmente las instalaciones para detectar y solucionar cualquier problema antes de que se convierta en una avería mayor. Sin embargo, la gestión eficiente de estos mantenimientos es clave. Es por eso que necesitamos un ERP como Properly Gestión.

Con Properly Gestión, podemos llevar un control preciso de cuándo toca realizar cada mantenimiento, asegurándonos de que ningún detalle quede sin atender. Pero eso no es todo. La aplicación Reporte Móvil complementa nuestra gestión al permitirnos asignar rápidamente los avisos de mantenimiento a nuestros técnicos.

Técnicos realizando mantenimiento de puerta de garaje

Nuestros técnicos, armados con Reporte Móvil, pueden informar en tiempo real sobre su llegada, fotografiar el estado de la puerta de garaje, indicar cualquier pieza que hayan tenido que reemplazar y marcar cuando hayan finalizado el trabajo. Esta transparencia y eficiencia no solo mejora nuestra operatividad, sino que también fortalece la confianza de la comunidad en nuestro servicio.

En resumen, para mantener la satisfacción del cliente y evitar averías mayores, es fundamental contar con un sistema integral de gestión de mantenimientos preventivos como Properly Gestión y la aplicación Reporte Móvil. Con estas herramientas, podemos garantizar la seguridad y funcionalidad de todas las puertas de garaje que mantenemos.